エクセルと格闘する53歳

現在、派遣社員として働いています。

前任の人が退職するということで、１週間ほどの引き継ぎで、詳しいことを教えてくれる人はいない状態で1年ほど経過しました。

とりあえず、この1年は教えられた通りやるのみでした。

引き継いだその仕事の中で、社員の給与データを勤怠システムから抽出して外部業者に渡し、税金や保険料、手当などあらかじめ伝えている項目を追加して給料を計算してくれたものが送られてきたら、それを元に、社内で計算した経費データを追加して、各社員の振込金額を出し、給与明細を勤怠システムにアップロードする、という作業があります。

エクセルのindex関数とmatch関数を使って、外部業者から届いたデータを、勤怠システムの給与明細の形式に置き換えます。

社員の人数は30〜40人で推移します。

社員の増減で行を削除したり増やしたり、手当が増えたらその項目を足したり、小さな手直しはあるものの、大きな変更がなかったので、今まで困ることはありませんでした。

ところが、業者のシステムが変更したとのことで、急に送られてくるデータが今まで全然違うものになりました。

私はすぐに、これでは困るから前と同じようなデータを出してほしいと頼みましたが、無理でした。

システムが変わってしまったので、これしか出せないとのこと。

index関数とmatch関数は、参照元のデータの範囲を指定して、その中で抽出したい項目を検索して、給与明細のエクセルに反映させるというものです。

少しくらい参照元のデータの場所が変わったり項目が増えるくらいなら、そんなに詳しくない私でも微調整可能です。

ところが今月から参照元のデータの様式がガラッと変わってしまったので慌てました。

給与のデータ作成から、給与明細のアップ、社員への給与の振り込みまで１週間ほどしかありません。

しかも、業者からデータを受け取って、給与明細アップまでは3日ほど。

その間に全て解決できるとは思えなくて、絶望しました。

なんとなく、状況をThreadsに投稿したら、すごくたくさんの人がアドバイスをくれました。

おそらく、index関数とかmach関数に免疫がない人が公式を見るとゲっと拒否反応があると思いますが（私もそうです。）よくわかっている人からすると単純な話なんです。

要は、参照元のデータのどこを参照するか、どの社員のどの項目を検索して表示させたいのか、を表すことができればよくて、元のデータが変わったなら、修正すればいいだけなんじゃないの？ということです。

それとは別にXLOOKUPとか、VLOOKUP、Power Query、なども使ってみたらと教えてもらいました。

ただ、取り急ぎ新しいことを勉強して改良している時間がないので、INDEXとMATCHをできるだけ活用してみることにしました。

⚫︎基本形はこちらです。

=INDEX(範囲, MATCH(検索値, 検索範囲, 0), 列番号)

⚫︎参照元のデータから社員番号と給与項目を指定して金額を取得する例

=INDEX(参照元のシート!$A$2:$AX$33, MATCH(給与明細シート!A3, 参照元のシート!$H$4:$H$36, 0), MATCH(給与明細シート!$G$2, 参照元のシート!$I$3:$BN$3, 0))

データは、今までのデータと縦横逆になっていました。

それを、まず切り取って別シートに縦横を変更して貼り付けました。

これで、前のデータの並びと似たものになりました。

そこから作業開始。

まず、全体の範囲指定をしなおし、一番上の行の社員の項目を一つずつ設定しなおしました。

今までとは項目名も微妙に変わっていて、項目数も増えていたので、すべて設定し直しです。

社員一人分を作成したらあとは他の社員の関数をコピーします。

$A$2:$AX$33というのは、絶対参照で、変わらないので変わってほしいところは相対参照にして、他の行にコピーしました。

これで給与明細の形にするためのデータができました。

社内で経費の計算もしていて、そのデータも合わせて、一つのデータが完成しました。

ところが、勤怠システムにアップしてみたら、エラーが発生。

エラーの中身は色々ありましたが、たとえば時間表記が134時間45分という書き方になっていて、これは134.75に書き換える必要がありました。

今までこんな時間表記じゃなかったのに、何もかも変えられて、ほんとに腹立たしい。

もうその時点で、私の脳を働かせるエネルギーは残っていなくて、ギブアップ。

昨日は一日中エクセルに向き合って、気づいたら終了時間でした。

夕方になっても、Treadsには色々アドバイスが来ていて、こんなに親切な対応をしてくれるSNSは他にないのではと思いました。

こんなにエクセルに詳しい人が世の中にたくさんいるのに、社内にはこれを相談できる人がいなくて、派遣社員として働いていて、こんな焦ったり悩んだりする仕事は初めてです。

ただ、私のエクセルに対する苦手意識は今回のことでだいぶ軽減されました。

公式さえ間違っていなければちゃんと反応してくれるなんて、エクセルってすごい。

まだよくわかっていないXLOOKUPとか、VLOOKUP、Power Queryなども、今後使えそうなことがあれば使ってみようと思います。

53歳、まだまだ覚えることは山ほどありそうです。